Lista krajów objętych apostille

Konwencja Haska z 1961 roku upraszcza legalizację dokumentów urzędowych przeznaczonych do wykorzystania w innym państwie będącym jej stroną. Zamiast czasochłonnej legalizacji konsularnej, obejmującej poświadczenie dokumentu w kilku instytucjach, wystarczy uzyskać jedną klauzulę apostille, która jest automatycznie honorowana przez wszystkie państwa-sygnatariuszy konwencji. Poniżej wyjaśniamy, czym jest ta procedura, sprawdzasz, czy dotyczy Twojego przypadku, oraz jak krok po kroku przygotować dokument do wykorzystania za granicą.

Czym jest Konwencja Haska i do czego służy apostille?

Konwencja Haska, a właściwie Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, została podpisana w 1961 roku i od tego czasu przystąpiła do niej większość państw świata, w tym Polska, która ratyfikowała ją w 2004 roku. 

• Apostille to klauzula wydawana przez uprawniony organ państwa, z którego pochodzi dokument, poświadczająca autentyczność podpisu, funkcji osoby podpisującej oraz pieczęci widniejącej na dokumencie. 
• W Polsce organem właściwym do wydawania apostille jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Apostille może zostać nadana na wielu rodzajach dokumentów, między innymi na aktach stanu cywilnego, dyplomach, świadectwach szkolnych, odpisach z Krajowego Rejestru Sądowego, pełnomocnictwach notarialnych czy zaświadczeniach o niekaralności. 
• Dzięki apostille dokument jest automatycznie uznawany za autentyczny w każdym państwie będącym stroną konwencji, bez konieczności dodatkowego poświadczania go w konsulacie czy ambasadzie.

Pamiętaj! 

Apostille ≠ tłumaczenie dokumentu. Apostille potwierdza autentyczność dokumentu i podpisu osoby go wystawiającej, ale nie zastępuje tłumaczenia uwierzytelnionego. W zależności od wymagań państwa docelowego dokument opatrzony apostille może dodatkowo wymagać tłumaczenia przysięgłego na język urzędowy tego kraju.

Państwa będące stronami Konwencji Haskiej – wykaz

Do Konwencji Haskiej należy obecnie ponad 120 państw na całym świecie, a lista ta systematycznie się powiększa, ponieważ kolejne kraje przystępują do konwencji lub kończą procedurę jej ratyfikacji. Poniżej znajduje się zestawienie przykładowych państw, które są stronami konwencji i honorują apostille wydaną przez polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Ponieważ status poszczególnych krajów bywa zmienny, niektóre państwa dopiero co przystąpiły do konwencji lub są w trakcie procedury wejścia jej w życie, zawsze warto zweryfikować aktualny status kraju docelowego przed rozpoczęciem procedury, najlepiej bezpośrednio u nas lub w oficjalnym źródle. Jeśli chcesz sprawdzić konkretne państwo, skontaktuj się z nami, a zweryfikujemy jego aktualny status w ramach Konwencji Haskiej. 

Możesz skorzystać również z naszego prostego narzędzia!

Jak sprawdzić, czy do danego kraju potrzebujesz apostille?

Przed rozpoczęciem procedury sprawdź kolejno kilka kwestii, które pozwolą ustalić właściwą ścieżkę legalizacji dokumentu. 

1. Po pierwsze, do jakiego państwa przeznaczony jest dokument, ponieważ to od tego zależy cała dalsza procedura. 
2. Po drugie, czy państwo docelowe jest stroną Konwencji Haskiej, co decyduje o wyborze między apostille a legalizacją konsularną. 
3. Po trzecie, jaki rodzaj dokumentu chcesz przedstawić, ponieważ nie każdy dokument podlega tej samej procedurze. 
4. Po czwarte, czy instytucja odbierająca dokument rzeczywiście wymaga apostille, czy może zaakceptuje dokument bez dodatkowego poświadczenia. 
5. Po piąte, czy dokument będzie wymagał tłumaczenia przysięgłego na język kraju docelowego. Po szóste wreszcie, czy tłumaczenie powinno zostać wykonane przed, czy po uzyskaniu apostille, ponieważ ta kolejność bywa różna w zależności od wymagań konkretnej instytucji.

Apostille czy legalizacja konsularna – czym się różnią?

Jeśli poszukiwanego kraju nie ma na liście państw-sygnatariuszy konwencji, nie oznacza to, że dokumentu nie da się wykorzystać za granicą, wymaga on jednak innej procedury, czyli legalizacji konsularnej.

Co zrobić, jeśli kraj nie jest stroną Konwencji Haskiej?

Nie znalazłeś kraju na liście? To nie zawsze oznacza, że dokumentu nie można wykorzystać za granicą. W takim przypadku konieczna będzie legalizacja konsularna, obejmująca poświadczenie dokumentu najpierw przez polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a następnie przez ambasadę lub konsulat kraju docelowego działający w Polsce. Procedura ta trwa dłużej i wymaga wcześniejszego umówienia wizyty w placówce dyplomatycznej, dlatego warto rozpocząć ją z odpowiednim wyprzedzeniem. Jeśli nie masz pewności, jaka procedura dotyczy Twojego dokumentu, skontaktuj się z nami, a bezpłatnie zweryfikujemy wymagania dla wybranego kraju.

Jak przygotować dokument do apostille?

Przygotowanie dokumentu do apostille warto rozpocząć od upewnienia się, że posiadany egzemplarz jest oryginałem lub odpisem urzędowym uprawnionym do legalizacji, ponieważ zwykłe kopie zwykle nie są akceptowane. Następnie należy sprawdzić wymagania państwa docelowego, w tym to, czy apostille ma zostać naniesiona na oryginale, czy na tłumaczeniu dokumentu. Kolejnym krokiem jest uzyskanie apostille we właściwym organie, którym w Polsce jest najczęściej Ministerstwo Spraw Zagranicznych, choć w przypadku niektórych dokumentów właściwy może być inny urząd, na przykład kuratorium oświaty przy dokumentach szkolnych. Po nadaniu apostille dokument powinien zostać przetłumaczony, jeśli wymaga tego instytucja odbierająca, a na końcu przedstawiony za granicą zgodnie z jej wytycznymi. Warto podkreślić, że kolejność apostille i tłumaczenia może zależeć od rodzaju dokumentu oraz wymagań konkretnego państwa, dlatego przed rozpoczęciem procedury dobrze jest to zweryfikować.

Tłumaczenie dokumentu z apostille – co warto wiedzieć?

Dokument opatrzony apostille bardzo często wymaga dodatkowo tłumaczenia przysięgłego, wykonanego przez tłumacza wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości, ponieważ tylko takie tłumaczenie ma moc dokumentu urzędowego uznawanego przez zagraniczne instytucje. Tłumaczeniu podlega zwykle nie tylko treść samego dokumentu, ale również treść klauzuli apostille, ponieważ stanowi ona jego integralną część. Warto rozróżnić tłumaczenie całego dokumentu wraz z apostille od sytuacji, w której instytucja wymaga wyłącznie przetłumaczenia samej klauzuli dołączonej do już zrozumiałego dla niej dokumentu źródłowego. Wymagania w tym zakresie różnią się w zależności od kraju, dlatego zawsze warto je zweryfikować przed zleceniem tłumaczenia, aby uniknąć konieczności powtarzania procedury.

Nie wiesz, jak przygotować dokument do użycia za granicą?

Sprawdzimy, czy Twój dokument wymaga apostille, legalizacji konsularnej czy tłumaczenia przysięgłego, oraz pomożemy przygotować go zgodnie z wymaganiami państwa, w którym ma zostać wykorzystany.

FAQ – Konwencja Haska i apostille