Dokumenty wykorzystywane poza granicami Polski wymagają oficjalnego poświadczenia. Legalizacja dokumentów może mieć formę klauzuli apostille lub tzw. zwykłej legalizacji. Sprawdź, kiedy można skorzystać z apostille, a kiedy wymagane jest zwykłe poświadczenie dokumentu. 

Apostille a zwykła legalizacja – różnice

Możemy wyróżnić dwa podstawowe sposoby legalizacji dokumentów.

Apostille – można z niej skorzystać wyłącznie wtedy, gdy kraj docelowy jest sygnatariuszem Konwencji haskiej. Klauzula apostille wydawana jest najczęściej przez MSZ (Warszawa), choć są od tego wyjątki. W niektórych sytuacjach przed wizytą w MSZ należy poświadczyć dokument w innej instytucji. Przykład: Grecja jest stroną Konwencji haskiej, dlatego legalizacja będzie miała postać apostille.

Zwykła legalizacja – dotyczy krajów niebędących sygnatariuszami Konwencji haskiej. W tym przypadku najpierw należy udać się do MSZ, a finalna legalizacja dokumentów dokonywana jest w ambasadzie danego kraju. Przykład: Kuwejt nie jest stroną Konwencji haskiej, dlatego po legalizacji w MSZ dokumenty muszą być zalegalizowane w Ambasadzie Kuwejtu w Polsce.

Ile kosztuje apostille, a ile legalizacja?

Opłata skarbowa za apostille to 60 zł za każdy poświadczany dokument, natomiast opłata za legalizację w MSZ wynosi 26 zł za każdy poświadczany dokument. Do tego dochodzą dodatkowe opłaty – w przypadku apostille dotyczy to poświadczeń poza MSZ, natomiast w przypadku zwykłej legalizacji również opłat w ambasadzie.

Ceny legalizacji dokumentów w ambasadzie:

Ceny poświadczenia dokumentów przed legalizacją (jeśli wymagane):

Ile trwa legalizacja dokumentów?

W przypadku apostille Ministerstwo Spraw Zagranicznych realizuje wnioski do 30 dni od daty wpływu do MSZ, choć najczęściej apostille jest wydawane w trakcie wizyty, o ile dokument nie wymaga uzyskania dodatkowych poświadczeń. Podczas jednej wizyty można poświadczyć do 10 dokumentów, a w przypadku większej liczby ustalany jest termin odbioru.

Z kolei legalizacja, która kończy się w ambasadzie kraju docelowego, może trwać od kilku dni do kilku miesięcy. Wszystko zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty. Na legalizację z MSZ poczekamy ok. 1-5 dni. Do tego należy doliczyć ewentualne poświadczenia w innych instytucjach (np. legalizacja dokumentów uczelnianych to ok. 2-3 miesiące) oraz czas legalizacji ustalany indywidualnie przez konsulaty. 

Czy możliwa jest legalizacja dokumentów zagranicznych w Polsce?

Dokumenty wydawane przez dany kraj muszą być poświadczone przez ten kraj. Legalizacja dokumentów zagranicznych w Polsce bywa czasami możliwa, choć dotyczy tylko niektórych dokumentów. Należy pamiętać, że taki dokument nie będzie zawierał legalizacji MSZ danego kraju, a jedynie pieczęć konsula, która nie zawsze jest honorowana.

Kiedy potrzebne jest apostille?

Klauzula apostille, podobnie jak zwykła legalizacja, jest potrzebna wtedy, gdy planujemy używać dokumentu o charakterze urzędowym za granicą. MSZ (Warszawa) nadaje apostille tylko w przypadku krajów, które znajdują się na liście państw będących stronami Konwencji haskiej. W innym razie wydawana jest zwykła legalizacja, a wnioskodawca musi następnie się udać do ambasady kraju docelowego. 

Ministerstwo Spraw Zagranicznych nadaje apostille i zwykłe legalizacje do następujących dokumentów:

• akty stanu cywilnego (np. apostille aktu małżeństwa, apostille aktu urodzenia),
• tłumaczenia przysięgłe,
• dokumenty notarialne,
• dokumenty sądowe,
• dokumenty handlowe,
• zaświadczenia o niekaralności,
• dokumenty dot. kwalifikacji w zawodach medycznych,
• odpisy z KRS (należy pamiętać, że apostille KRS można uzyskać tylko w przypadku odpisów opatrzonych pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego i poświadczonych podpisem pracownika KRS),
• dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze,
• dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe,
• odpisy z CEIDG,
• świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne

Apostille może być też wydawana przez inne organy. Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA) odpowiada za apostille dyplomu – dotyczy to dokumentów wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów.

Legalizacja dokumentów w MSZ i ambasadzie – jakie są wymagania?

W Polsce legalizacja ma postać zadrukowanej naklejki, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem. Legalizacja dokumentów w MSZ jest możliwa po złożeniu odpowiedniego wniosku – można to zrobić elektronicznie w systemie e-Konsulat. Niektóre dokumenty przed zalegalizowaniem w MSZ wymagają dodatkowego uwierzytelnienia. W przypadku krajów, które nie są stronami Konwencji haskiej, nie wystarczy wizyta w MSZ. Legalizacja finalna musi odbyć się w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym państwa przeznaczenia dokumentu, akredytowanym w Polsce.Oprócz oryginału dokumentu do legalizacji w wielu przypadkach wymagane jest również tłumaczenie przysięgłe – dotyczy do krajów, które nie są stronami Konwencji haskiej. W przypadku apostille poświadczenie jest udzielane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, dlatego legalizacja dokumentów nie wymaga tłumaczenia uwierzytelnionego.

Wyślij zapytanie o wycenę: