Legalizacja dokumentów
i Apostille

Czym się różni apostille od legalizacji?

Zarówno apostille, jak i zwykła legalizacja to formy poświadczania dokumentów, którymi chcemy się posługiwać za granicą. Uzyskanie apostille jest szybsze, gdyż wymaga jedynie wizyty w MSZ lub innej polskiej instytucji. Z kolei standardowa legalizacja dokumentów wiąże się dodatkowo z wizytą w ambasadzie kraju docelowego. 

Kiedy apostille nie jest możliwe?

Z legalizacji w formie apostille można korzystać wyłącznie wtedy, gdy kraj, w którym chcemy posługiwać się dokumentem, jest stroną Konwencji haskiej. W innej sytuacji konieczna jest standardowa legalizacja dokumentów.

Kiedy apostille nie jest potrzebne?

Na niektórych dokumentach organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille. Dotyczy to dokumentów, które odnoszą się do: urodzenia, zgonu, pozostawania przy życiu, imienia i nazwiska, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, małżeństwa (w tym stanu cywilnego i zdolności do zawarcia małżeństwa), przysposobienia, obywatelstwa, miejsca zamieszkania lub pobytu, braku wpisu w KRS.

Jakie kraje są stronami Konwencji haskiej?

Aktualną listę krajów będących stronami Konwencji haskiej znajdziesz tutaj. Legalizacja dokumentów zagranicznych do każdego z tych państw może mieć formę apostille.

Kiedy trzeba dodatkowo poświadczyć dokumenty w innej instytucji?

W niektórych sytuacjach przed wizytą w MSZ musisz udać się do innej instytucji, która w pierwszej kolejności poświadczy dokument. Dotyczy to: dokumentów notarialnych i sądowych, dokumentów handlowych, dokumentów związanych z edukacją, dokumentów związanych z kwalifikacjami medycznymi, odpisów z KRS, odpisów z CEIDG, dyplomów mistrzowskich i świadectw rzemieślniczych oraz dokumentów doktorskich i habilitacyjnych wydawanych przez PAN i instytuty naukowe.

Kiedy apostille w innym miejscu niż MSZ?

Ministerstwo Spraw Zagranicznych to miejsce, w którym w większości przypadków odbywa się legalizacja drogą apostille. W niektórych sytuacjach należy się jednak udać do innej placówki – dotyczy to wszystkich dokumentów związanych z edukacją, np. apostille dokumentów wydawanych przez uczelnie wyższe nadaje NAWA.

Ile kosztuje apostille, a ile legalizacja w MSZ?

Apostille to koszt 60 zł za każdy poświadczany dokument, a standardowa legalizacja kosztuje 26 zł za każdy poświadczany dokument. W tym drugim przypadku należy również liczyć się z dodatkowymi opłatami ustalanymi indywidualnie przez ambasady.

Jak uzyskać apostille KRS?

Aby otrzymać apostille KRS, odpis musi być poświadczony pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego i podpisem pracownika KRS. Dopiero wtedy możesz się udać do MSZ.

W jakim celu należy dokonać legalizacji dokumentów?

Legalizacja jest poświadczeniem autentyczności danego dokumentu, zaś uzyskanie legalizacji dokumentu umożliwia wykorzystywanie go za granicą.

Apostille czy legalizacja w konsulacie?

Apostille nadaje się na dokumentach, które będą wykorzystywane w kraju, który jest stroną konwencji haskiej (sprawdź listę krajów). Legalizacja zwykła dokonywana jest na dokumentach, które będą wykorzystywane w krajach, które nie podpisały konwencji haskiej. Następnie takie dokumenty muszą zostać zalegalizowane w Ambasadzie danego państwa.

Jakie są wymagania, gdy jest to legalizacja dokumentów handlowych?

Wszystkie dokumenty handlowe muszą być wcześniej zalegalizowane w Krajowej Izbie Gospodarczej (KIG) lub innej Izbie Przemysłowo Handlowej. Abyśmy mogli uwierzytelnić dokumenty w KIG firma musi być tam zarejestrowana. Jeżeli firma nie jest zarejestrowana w KIG- legalizacja dokumentów może się odbyć poprzez odpis notarialny.

Czy mogę zalegalizować dokument wydrukowany ze strony epuap?

Nie ma możliwości legalizacji dokumentu, który jest wydrukiem z platformy epuap. Legalizacji podlegają wyłącznie wydruki urzędowe, zawierające pieczęć i podpis osoby uprawnionej.

Jak dokonać legalizacji pełnomocnictwa?

Pełnomocnictwo, jak i każdy dokument notarialny aby mógł został zalegalizowany musi być wcześniej uwierzytelniony przez Prezesa Sądu Okręgowego, pod który podlega dany Notariusz. Dopiero po uwierzytelnieniu dokumentu w Sądzie, taki dokument można zalegalizować w MSZ.