Klauzula apostille – co to jest i kiedy jest wymagana?

Legalizacja dokumentów może mieć postać apostille lub tzw. zwykłej legalizacji. Wszystko zależy od tego, czy dane państwo jest sygnatariuszem Konwencji haskiej. Poświadczenie dokumentów jest znacznie łatwiejsze w przypadku krajów, które akceptują jej postanowienia, a klauzula apostille pozwala skrócić całą procedurę i szybciej uzyskać legalizację. Co to jest, ile kosztuje i na czym polega apostille?

Czym jest klauzula apostille?

Apostille (czyt. apostil) to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym kraju, które umożliwia legalne użycie go w innym kraju. Dotyczy to oficjalnych dokumentów, zarówno prywatnych, jak i handlowych. Apostille wydaje organ państwa, z którego pochodzi dokument – w Polsce jest to przede wszystkim Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) w Warszawie. W Polsce apostille ma postać zadrukowanej naklejki, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem.

Konwencja haska a apostille

Zasady stosowania apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 r. Celem Konwencji jest zniesienie wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych i dążenie do unifikacji zasad międzynarodowego prawa prywatnego. W przeciwieństwie do tzw. zwykłej legalizacji procedura apostille jest uproszczona, dlatego dokument można poświadczyć w kraju jego pochodzenia, bez konieczności zwracania się do przedstawicieli innych państw. Warto nadmienić, że z apostille można skorzystać tylko wtedy, gdy kraj docelowy znajduje się na liście państw, które podpisały Konwencję. W innym przypadku wymagana jest tzw. zwykła legalizacja.

Apostille a zwykła legalizacja – czym się różnią?

Wyróżniamy dwa podstawowe sposoby legalizacji dokumentów. Pierwszy z nich to apostille, a drugi to tzw. zwykła legalizacja. Z apostille można skorzystać wyłącznie wtedy, gdy kraj docelowy jest sygnatariuszem Konwencji haskiej, natomiast zwykła legalizacja jest wymagana w pozostałych przypadkach. 

Jeśli dany kraj akceptuje apostille, procedura kończy się w MSZ lub innej uprawnionej instytucji. Jeśli natomiast państwo nie akceptuje postanowień Konwencji haskiej, po wizycie w MSZ musimy udać się do placówki dyplomatycznej akredytowanej dla Polski (ambasady), gdzie możemy otrzymać oficjalne poświadczenie. 

Przykład: 

Egipt nie jest stroną Konwencji haskiej, dlatego po legalizacji w MSZ dokumenty muszą być zalegalizowane w Ambasadzie Egiptu w Polsce.

Grecja jest stroną Konwencji haskiej, dlatego legalizacja będzie miała postać apostille.

Kiedy klauzula apostille nie jest wymagana?

Organy państw członkowskich Unii Europejskiej nie mogą wymagać apostille na niektórych dokumentach wydanych w innym państwie UE. Dotyczy to dokumentów, które odnoszą się do:

• urodzenia,
• imienia i nazwiska,
• zgonu,
• pozostawania przy życiu,
• małżeństwa (także do stanu cywilnego i zdolności do zawarcia małżeństwa),
• separacji, rozwodu lub unieważnienia małżeństwa,
• pochodzenia dziecka,
• przysposobienia,
• miejsca zamieszkania/pobytu,
• obywatelstwa,
• braku wpisu w rejestrze karnym.

Jakie dokumenty wymagają apostille?

Legalizacja dokumentów MSZ drogą apostille jest prostsza niż tzw. zwykła legalizacja. Należy jednak pamiętać, że niektóre dokumenty wymagają dodatkowego uwierzytelnienia, dlatego przed wizytą w MSZ upewnij się, czy otrzymasz apostille od razu, czy musisz wcześniej udać się do innego organu.

• Akty stanu cywilnego – nie wymagają wcześniejszych poświadczeń, o ile posiadają pieczęć okrągłą urzędu, pieczątkę imienną urzędnika oraz podpis.
• Tłumaczenia przysięgłe – apostille jest wydawane wyłącznie do oryginałów tłumaczeń podpisanych przez tłumacza przysięgłego.
• Dokumenty notarialne – dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy.
• Dokumenty sądowe – dokument sądowy musi zostać wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego.
• Dokumenty handlowe – dokument handlowy musi zostać wcześniej poświadczony przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą. 
• Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – apostille na dokumentach wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.
• Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadawana jest po uwierzytelnieniu dokumentu przez Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
• Dokumenty wydawane przez OKE – apostille nadawane jest po wcześniejszym uwierzytelnieniu przez Ministerstwo Edukacji i Nauki, kuratora oświaty właściwego ze względu na siedzibę szkoły lub dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej.
• Zaświadczenia o niekaralności – dokument uzyskuje się w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych.
• Dokumenty dot. kwalifikacji w zawodach medycznych – dokument musi zostać wcześniej poświadczony przez Ministerstwo Zdrowia.
• Odpisy z KRS – powinny zostać opatrzone pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczone podpisem pracownika KRS. 
• Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – dyplom lub świadectwo musi zostać wcześniej poświadczony przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
• Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe – muszą zawierać poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk lub ministerstwa nadzorującego instytut.
• Odpisy z CEIDG – powinny zostać opatrzone pieczęcią Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii oraz poświadczone podpisem pracownika tego ministerstwa.

Jak złożyć wniosek o apostille?

Wizyta w celu otrzymania apostille w MSZ jest możliwa wyłącznie po uprzednim umówieniu się w systemie e-Konsulat. Na spotkanie należy wziąć ze sobą:

• wydrukowane potwierdzenie wizyty,
• komplet dokumentów,
• wypełniony wniosek o apostille,
• wydrukowane potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Wniosek o apostille można również złożyć przez osobę trzecią/pełnomocnika/pośrednika. W takim przypadku do wniosku należy dołączyć pisemne upoważnienie do działania w imieniu wnioskodawcy z własnoręcznym podpisem. Pomożemy w legalizacji dokumentu – aby uzyskać apostille, nie musisz przyjeżdżać do Warszawy, umawiać wizyty w MSZ i wypełniać wniosku. Zrobimy to za Ciebie!

Jak długo trzeba czekać na apostille?

Właściwie przygotowane dokumenty mogą zostać opatrzone klauzulą apostille nawet w tym samym dniu. Jeśli okaże się, że dokument wymaga uzyskania poświadczeń z innych urzędów, czas ten może się przedłużyć. Podczas wizyty możliwe jest poświadczenie do 10 dokumentów. Jeśli masz więcej dokumentów, otrzymasz informację na temat terminu odbioru. MSZ realizuje wnioski o apostille do 30 dni od daty otrzymania.

Ile kosztuje apostille?

Opłata skarbowa za apostille to 60 zł za każdy poświadczany dokument. Opłaty można dokonać w kasie Urzędu m.st. Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43, w dowolnej placówce pocztowej lub przelewem na konto przed wizytą. Pamiętaj, aby do wniosku dołączyć potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej. Nie ma możliwości dokonania opłaty skarbowej na miejscu w Urzędzie ani przesłania gotówki wraz z wnioskiem.

Komu potrzebne jest Apostille? – Sprawdź, kiedy musisz je uzyskać

Legalizacja czy Apostille?

Lista Państw będących stroną Konwencji Haskiej:

 Jeżeli państwo, do którego wyjeżdżasz, jest stroną Konwencji Haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów, wtedy należy uzyskać poświadczenie dokumentu klauzulą Apostille. Jeżeli państwo nie jest stroną Kowencji Haskiej, wtedy konieczna jest legalizacja.

Sprawdź, jaka procedura Cię obowiązuje:

Komu jest potrzebna klauzula apostille?

Apostille jest dokumentem niezbędnym dla osób, firm, uczelni i instytucji, które zamierzają posługiwać się polskimi dokumentami poza krajem, w państwach będących stroną Konwencji Haskiej. Przejrzysta procedura oraz jasno określone wymagania pozwalają na właśnie taką uproszczoną procedurę legalizacji dokumentów w krótkim czasie. Skorzystanie z usług profesjonalnego biura pośrednictwa może dodatkowo uprościć cały proces, czego potwierdzeniem są nasze usługi, w tym opcja ekspresowa: Apostille 3-4h. 

1. Apostille dla osób prywatnych

Apostille najczęściej potrzebują osoby wyjeżdżające za granicę do pracy, nauki czy w celu zawarcia związku małżeńskiego. Jest wymagana m.in. przy legalizacji aktów urodzenia, małżeństwa, dyplomów, zaświadczeń o niekaralności czy tłumaczeń przysięgłych. Pozwala na szybkie i bezproblemowe uznanie polskich dokumentów przez zagraniczne instytucje, co znacznie upraszcza procesy administracyjne.

2. Apostille dla firm i przedsiębiorców

W środowisku biznesowym apostille bywa konieczna do przedstawienia umów handlowych, wyciągów z rejestrów KRS, pełnomocnictw czy certyfikatów firmowych za granicą. Przedsiębiorcy planujący ekspansję na rynki międzynarodowe, udział w zagranicznych targach lub współpracę z kontrahentami z innych krajów bardzo często potrzebują apostille, by dokumenty były prawnie uznawane poza Polską.

3. Apostille dla instytucji edukacyjnych i naukowych

Uczelnie wyższe, szkoły artystyczne oraz instytuty naukowe wystawiają dokumenty potwierdzające ukończenie studiów czy kwalifikacje zawodowe, które muszą być poświadczone apostille, jeśli absolwent zamierza uzyskać uznanie dyplomu w innym kraju. Dotyczy to również zaświadczeń, certyfikatów oraz świadectw maturalnych i tłumaczeń przysięgłych potwierdzających osiągnięcia naukowe.

4. Apostille dla instytucji publicznych i urzędów

Klauzula apostille bywa niezbędna również dla dokumentów wystawianych przez urzędy administracji publicznej, takich jak akty stanu cywilnego czy dokumenty potwierdzające pochodzenie, miejsce zamieszkania czy brak wpisu w rejestrze karnym. Dzięki apostille możliwe jest szybkie uzyskanie międzynarodowego uznania tych dokumentów bez konieczności przechodzenia przez czasochłonne procedury konsularne. 

Jak uzyskać apostille w Polsce?

Cała procedura uzyskania apostille w Polsce przebiega w kilku etapach, które wymagają odpowiedniego przygotowania oraz weryfikacji rodzaju dokumentu. Pierwszym krokiem jest zorientowanie się, czy kraj, w którym zamierzasz wykorzystać dokument, jest stroną Konwencji Haskiej, tylko wtedy możliwe jest skorzystanie z uproszczonej procedury apostille. Oczywiście nie musisz przejść przez poniższe kroki samodzielnie – zleć to naszym ekspertom, by nie musieć się martwić dosłownie o nic. 

Przygotowanie dokumentacji do apostille 

Następnie należy zadbać o prawidłowe przygotowanie dokumentów, uwzględniając ich typ oraz wymagane poświadczenia. Na przykład akt stanu cywilnego powinien być opatrzony pieczęcią urzędu i podpisem urzędnika. Jeśli chodzi o dokumenty notarialne czy sądowe, wcześniej trzeba uzyskać dodatkowe poświadczenie przez właściwy sąd lub izbę gospodarczą, aby spełnić wszystkie formalne wymogi.

Złożenie wniosku przez system e-Konsulat lub wizyta w MSZ

Kolejnym etapem jest umówienie wizyty w Ministerstwie Spraw Zagranicznych poprzez oficjalny system e-Konsulat. Na spotkanie należy zabrać wydrukowane potwierdzenie rezerwacji terminu, komplet dokumentów do legalizacji, wypełniony wniosek o nadanie klauzuli apostille oraz potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej, która wynosi 60 zł za każdy dokument. W przypadku, gdy złożenie wniosku odbywa się za pośrednictwem osoby trzeciej, pełnomocnika lub pośrednika, konieczne jest przedstawienie pisemnego upoważnienia z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy.

Odbiór apostille z pieczęcią urzędową i hologramem 

Po przeprowadzeniu wizyty urzędowej oraz pozytywnej weryfikacji dokumentów, MSZ nadaje apostille w formie naklejki z pieczęcią urzędową i hologramem. Cała procedura może zakończyć się nawet w ciągu jednego dnia, jeśli dokumenty są poprawnie przygotowane, choć w przypadku konieczności dodatkowych poświadczeń termin ten może się wydłużyć nawet do 30 dni. Odbiór zalegalizowanych dokumentów odbywa się podczas wizyty – można wtedy poświadczyć do 10 dokumentów za jednym razem.