Kiedy potrzebna jest legalizacja dokumentów?

Potrzebujesz poświadczenia oficjalnego dokumentu, które będzie ważne w innym kraju? W takim razie masz do wyboru dwie możliwości: apostille lub zwykłą legalizację. Jeśli kraj docelowy nie jest stroną Konwencji haskiej, nie możesz uzyskać apostille – w tym przypadku konieczna jest zwykła legalizacja dokumentów, która wiąże się z wizytą w ambasadzie.

Czym jest legalizacja dokumentów?

Legalizacja dokumentów to oficjalne poświadczenie potwierdzające, że dokument, którym chcemy się posługiwać za granicą, jest prawdziwy. Legalizacja jest wymagana zawsze wtedy, gdy kraj docelowy nie jest stroną Konwencji haskiej, a więc nie znajduje się na tej liście. W innym przypadku legalizacja dokumentu jest zbędna i wystarczy apostille. W Polsce legalizacja ma postać zadrukowanej naklejki, która zawiera odręczny podpis urzędnika, pieczęć urzędową i hologram. 

Na czym polega legalizacja dokumentu?

Legalizacja dokumentów zagranicznych dokonywana jest na wniosek osoby będącej posiadaczem danego dokumentu. Legalizacja składa się z dwóch lub trzech kroków:

  1. Dodatkowe poświadczenie dokumentu w innej instytucji (dotyczy niektórych dokumentów);
  2. Ministerstwo Spraw Zagranicznych – legalizacja dokumentów;
  3. Ambasada kraju docelowego zlokalizowana w Polsce.

Lista krajów, które przystąpiły do apostille, nieustannie ulega zmianie. Przykład: Pełna legalizacja dokumentów w Kanadzie jest nadal wymagana, lecz 12 maja 2023 r. Kanada przystąpiła do Konwencji haskiej, a od 11 stycznia 2024 r. legalizacja w Kanadzie będzie miała postać apostille.

Kiedy potrzebna jest legalizacja? Lista dokumentów

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje na temat dokumentów wymagających legalizacji. Zwróć uwagę na to, czy przed wizytą w MSZ konieczne będzie uzyskanie poświadczenia w innej instytucji. 

  • Akty stanu cywilnego – W MSZ można zalegalizować dokumenty wydane przez Urząd Stanu Cywilnego, które posiadają pieczęć okrągłą urzędu, pieczątkę imienną urzędnika oraz podpis. Legalizacja aktu urodzenia czy aktu małżeństwa wymaga wizyty w MSZ, a następnie w ambasadzie.
  • Tłumaczenia przysięgłe – legalizacja w MSZ, a następnie w ambasadzie.
  • Dokumenty notarialne i sądowe – przed legalizacją w MSZ dokument notarialny lub sądowy musi być wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy.
  • Dokumenty handlowe – dokument handlowy musi być wcześniej poświadczony przez Krajową Izbę Gospodarczą (KIG) lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą. Legalizacja następnie odbywa się w MSZ, a później w ambasadzie.
  • Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – przed złożeniem wniosku o legalizację w MSZ dokument musi uwierzytelnić Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA).
  • Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – przed złożeniem wniosku o legalizację w MSZ dokument musi uwierzytelnić Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu (MKDNiS).
  • Dokumenty wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne – legalizacja świadectwa maturalnego, świadectwa dojrzałości, dyplomów i zaświadczeń wymaga wcześniejszego poświadczenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej, kuratorium oświaty lub okręgowej komisji egzaminacyjnej (zależy od rodzaju dokumentu).
  • Zaświadczenie o niekaralności – zaświadczenie można otrzymać w punktach informacyjnych KRS znajdujących się w sądach rejonowych i okręgowych. 
  • Dokumenty dot. kwalifikacji medycznych – w większości przypadków konieczne jest wcześniejsze poświadczenie przez Ministerstwo Zdrowia.
  • Odpisy z KRS – w MSZ należy przedłożyć dokument opatrzony pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczony podpisem pracownika KRS. 
  • Odpisy z CEIDG – w MSZ należy przedłożyć dokument opatrzony pieczęcią Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii oraz poświadczony podpisem pracownika tego ministerstwa. 
  • Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – dyplom lub świadectwo należy wcześniej poświadczyć w Związku Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
  • Dokumenty doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe – przed wizytą w MSZ dokument powinien być poświadczony przez Prezesa Polskiej Akademii Nauk (dokumenty wydawane przez PAN i międzynarodowe instytuty naukowe) lub ministerstwo nadzorujące instytut (dokumenty wydawane przez instytuty badawcze).
  • Inne dokumenty urzędowe – dokument do legalizacji w MSZ musi zawierać pieczęć urzędu, podpis upoważnionego pracownika oraz jego pieczątkę imienną.

Legalizacja dokumentów – ważne informacje

Niektóre przypadki wymagają dodatkowego poświadczenia, a w każdej z wyżej wymienionych sytuacji należy udać się do MSZ, a następnie do ambasady. Dopiero uzyskanie legalizacji w ambasadzie kończy proces uwierzytelnienia dokumentu.Koszt legalizacji w MSZ to 26 zł za każdy poświadczany dokument. Do tego dochodzą opłaty w poszczególnych instytucjach oraz w ambasadzie. Pamiętaj, że do legalizacji potrzebny jest oryginał dokumentu – nie można zalegalizować kserokopii lub wydruku z platformy epuap. O legalizację można wnioskować osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Nasza firma specjalizuje się w pośrednictwie w uzyskiwaniu legalizacji dokumentów.