Kiedy potrzebne jest apostille?

Jeśli chcemy posługiwać się oficjalnym dokumentem za granicą, potrzebujemy dowodu, że jest on prawdziwy. Takie poświadczenie można uzyskać na dwa sposoby: poprzez klauzulę apostille lub zwykłą legalizację dokumentów. Ten pierwszy wymaga mniej formalności, jednak możemy się na niego zdecydować tylko w niektórych przypadkach. 

Czym jest klauzula apostille?

Apostille jest poświadczeniem dokumentu wydanego w jednym kraju, które pozwala na legalne posługiwanie się nim w innym państwie. W Polsce apostille wydaje przede wszystkim Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ), a w niektórych przypadkach także Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA), Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu (MKDNiS) oraz Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEN). Apostille w Polsce to zadrukowana naklejka, która zawiera odręczny podpis urzędnika, pieczęć urzędową i hologram.

Kiedy można wnioskować o apostille?

O apostille można wnioskować tylko wtedy, gdy kraj docelowy jest stroną Konwencji haskiej z 5 października 1961 r. (lista państw). Konwencja została stworzona, by zunifikować zasady międzynarodowego prawa prywatnego i znieść wymóg zwykłej legalizacji. Jeśli dany kraj jest stroną Konwencji, dokument można zalegalizować w MSZ, NAWA lub MKDNiS. Jeśli nie jest, konieczna będzie tzw. zwykła legalizacja, która dodatkowo wymaga wizyty w ambasadzie danego kraju. 

Przykład: 

Klauzula apostille obowiązuje w USA, gdyż kraj ten jest stroną Konwencji haskiej. Legalizacja będzie więc miała postać apostille. 

Egipt nie jest stroną Konwencji haskiej, dlatego po legalizacji w MSZ należy się dodatkowo udać do Ambasady Egiptu w Polsce.

Kiedy potrzebne jest apostille? Lista dokumentów

Apostille jest potrzebne w wielu sytuacjach. Należy jednak wiedzieć, że w niektórych przypadkach przed złożeniem wniosku w MSZ należy poświadczyć dokument w innej instytucji. Szczegóły znajdziesz poniżej.

• Akty stanu cywilnego – MSZ nadaje apostille na oryginałach dokumentów wydanych przez Urząd Stanu Cywilnego, np. apostille aktu małżeństwa, apostille aktu urodzenia.
• Tłumaczenia przysięgłe – MSZ nadaje apostille na oryginałach tłumaczeń uwierzytelnionych wykonanych przez tłumacza przysięgłego.
• Dokumenty notarialne – przed złożeniem wniosku o apostille, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy.
• Dokumenty sądowe – aby otrzymać apostille, dokument sądowy musi być wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego.
• Dokumenty handlowe – aby otrzymać apostille w MSZ, dokument handlowy musi zostać wcześniej poświadczony przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą. 
• Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – apostille dyplomu nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, a nie MSZ.
• Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadaje Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
• Dokumenty wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne – w przypadku wnioskowania o apostille świadectwa szkolnego, świadectwa dojrzałości, dyplomu czy zaświadczenia, należy skontaktować się z Ministerstwem Edukacji i Nauki, które jest jednym z organów nadających apostille.
• Zaświadczenie o niekaralności – apostille uzyskuje się w MSZ, a zaświadczenie można otrzymać w punktach informacyjnych KRS znajdujących się w sądach rejonowych i okręgowych.
• Dokumenty dot. kwalifikacji medycznych – w większości przypadków apostille nadaje się po wcześniejszym poświadczeniu dokumentu przez Ministerstwo Zdrowia.
• Odpisy z KRS – aby otrzymać apostille KRS, odpis powinien być opatrzony pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczony podpisem pracownika KRS. 
• Odpisy z CEIDG – apostille można otrzymać, jeśli odpis został opatrzony pieczęcią Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii oraz poświadczony podpisem pracownika tego ministerstwa. 
• Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – aby otrzymać apostille dokumentów, dyplom lub świadectwo musi zostać wcześniej poświadczone przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
• Dokumenty doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe – przed złożeniem wniosku o apostille w MSZ dokument powinien być poświadczony przez Prezesa Polskiej Akademii Nauk (dokumenty wydawane przez PAN i międzynarodowe instytuty naukowe) lub ministerstwo nadzorujące instytut (dokumenty wydawane przez instytuty badawcze).
• Inne dokumenty urzędowe – dokument musi zawierać pieczęć urzędu, podpis upoważnionego pracownika oraz jego pieczątkę imienną.

Pamiętaj, że nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu lub wydruku z platformy epuap. Opłata za wydanie apostille to 60 zł za każdy poświadczany dokument. Sprawę można załatwić w MSZ osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Nasza firma specjalizuje się w pośrednictwie uzyskiwania apostille.

Kiedy apostille dokumentów NIE JEST potrzebne?

Na niektórych dokumentach organy państw członkowskich Unii Europejskiej nie mogą wymagać apostille. Dotyczy to dokumentów, które odnoszą się do:

• imienia i nazwiska,
• urodzenia,
• zgonu,
• pozostawania przy życiu,
• małżeństwa (w tym stanu cywilnego i zdolności do zawarcia małżeństwa),
• rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa,
• pochodzenia dziecka,
• przysposobienia,
• obywatelstwa,
• miejsca zamieszkania lub pobytu,
• braku wpisu w KRS.

Należy pamiętać, że dotyczy to jedynie krajów należących do Unii Europejskiej, które są stronami Konwencji haskiej.

Kiedy potrzebne jest apostille? Poznaj 10 przykładów z życia!

Apostille to temat, który większości osób kojarzy się z formalnościami wyjazdowymi, jednak w praktyce potrzeba jej znacznie częściej, niż mogłoby się wydawać, i to w bardzo różnych momentach życia. Klauzula ta poświadcza autentyczność polskiego dokumentu urzędowego, dzięki czemu jest on automatycznie honorowany w innym kraju należącym do konwencji haskiej, bez konieczności przechodzenia przez pełną legalizację konsularną. Problem w tym, że wiele osób dowiaduje się o konieczności uzyskania apostille dopiero w momencie, gdy zagraniczna instytucja odrzuca ich dokument, co oznacza dodatkowy stres i stratę czasu. Poniżej przedstawiamy dziesięć przykładowych sytuacji z życia, pokazujących, jak różnych osób i branż może dotyczyć konieczność uzyskania apostille.

1. Inżynier budowlany wyjeżdżający do pracy w Niemczech

Pan Tomasz, inżynier budowlany z Wrocławia, otrzymał ofertę pracy w niemieckiej firmie konstrukcyjnej. Aby izba inżynierska mogła uznać jego kwalifikacje, musiał przedłożyć apostillowany dyplom ukończenia studiów oraz zaświadczenie o dotychczasowym doświadczeniu zawodowym. Bez tej klauzuli niemiecka instytucja odmówiła wstępnej weryfikacji dokumentów, co opóźniło rozpoczęcie pracy o kilka tygodni.

2. Właścicielka salonu kosmetycznego otwierająca filię w Hiszpanii

Pani Katarzyna, prowadząca kilka salonów kosmetycznych w Polsce, postanowiła otworzyć oddział firmy w Hiszpanii. Hiszpański rejestr handlowy zażądał apostillowanego odpisu z KRS oraz umowy spółki, aby potwierdzić, że firma legalnie funkcjonuje w Polsce. Dopiero po uzyskaniu apostille możliwe było zarejestrowanie działalności na miejscu.

3. Para planująca ślub na Cyprze

Anna i Michał zdecydowali się na ślub na Cyprze, jednak lokalny urząd stanu cywilnego odmówił przyjęcia polskich zaświadczeń o stanie cywilnym bez klauzuli apostille. Para musiała wstrzymać rezerwację terminu ślubu do czasu uzyskania odpowiedniego poświadczenia w Polsce, co znacząco skróciło czas na dopięcie pozostałych formalności.

4. Pielęgniarka ubiegająca się o pracę w Wielkiej Brytanii

Pani Joanna, pielęgniarka z kilkuletnim stażem, aplikowała o rejestrację zawodową w brytyjskiej radzie pielęgniarek. Instytucja wymagała apostillowanego dyplomu oraz zaświadczenia o niekaralności, ponieważ tylko takie dokumenty uznawane są za wiarygodne w procesie weryfikacji kwalifikacji medycznych spoza Wielkiej Brytanii.

5. Rodzina adoptująca dziecko z zagranicy

Małżeństwo starające się o adopcję dziecka pochodzącego z innego kraju, musieli przedłożyć zagranicznemu sądowi rodzinnemu apostillowane zaświadczenia o niekaralności, opinię psychologiczną oraz dokumenty potwierdzające sytuację majątkową. Brak klauzuli apostille na etapie składania wniosku skutkowałby jego odrzuceniem przez sąd.

6. Spadkobierca majątku po krewnym mieszkającym we Włoszech

Pan Adam dowiedział się, że odziedziczył nieruchomość po wuju mieszkającym we Włoszech. Włoski notariusz zażądał apostillowanego aktu urodzenia oraz dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo, aby móc przeprowadzić postępowanie spadkowe zgodnie z tamtejszym prawem. Bez tych dokumentów sprawa spadkowa nie mogła zostać formalnie otwarta.

7. Student aplikujący na uczelnię w Holandii

Pani Weronika, absolwentka liceum, ubiegała się o przyjęcie na studia licencjackie w Holandii. Uczelnia wymagała apostillowanego świadectwa maturalnego wraz z tłumaczeniem przysięgłym, ponieważ bez poświadczenia autentyczności dokumentu nie mogła zweryfikować, czy świadectwo rzeczywiście zostało wydane przez polską szkołę.

8. Firma transportowa ubiegająca się o kontrakt w Norwegii

Firma transportowa z Poznania, starając się o duży kontrakt z norweskim kontrahentem, musiała przedstawić apostillowane zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami oraz odpis rejestrowy spółki. Norweski partner biznesowy uzależnił podpisanie umowy od dostarczenia dokumentów potwierdzonych apostille, traktując to jako standardowy element weryfikacji wiarygodności kontrahenta.

9. Osoba ubiegająca się o obywatelstwo innego kraju

Pan Rafał, mieszkający od kilku lat w Kanadzie, rozpoczął procedurę ubiegania się o tamtejsze obywatelstwo. Kanadyjski urząd imigracyjny zażądał apostillowanego aktu urodzenia oraz zaświadczenia o niekaralności z Polski, ponieważ dokumenty zagraniczne bez odpowiedniej klauzuli nie są uznawane za wiarygodne w postępowaniu obywatelskim.

10. Sportowiec podpisujący kontrakt z klubem za granicą

Młody atleta z Polski, negocjujący kontrakt z akademią w Portugalii, musiał dostarczyć apostillowane zaświadczenie o niekaralności oraz dokumenty potwierdzające jego status prawny, ponieważ portugalski związek sportowy wymaga takich poświadczeń przy rejestracji zawodników. 

Nie wiesz, czy w Twojej sytuacji potrzebne jest apostille, czy pełna legalizacja konsularna? Skontaktuj się ze specjalistami z legalizacjedokumentow.pl, którzy pomogą ustalić właściwą procedurę i sprawnie przeprowadzą Cię przez cały proces legalizacji dokumentów. Sprawdź szczegóły naszej oferty i zyskaj pewność, że Twoje dokumenty zostaną uznane za granicą bez zbędnych komplikacji.