Kiedy potrzebne jest apostille?

Jeśli chcemy posługiwać się oficjalnym dokumentem za granicą, potrzebujemy dowodu, że jest on prawdziwy. Takie poświadczenie można uzyskać na dwa sposoby: poprzez klauzulę apostille lub zwykłą legalizację dokumentów. Ten pierwszy wymaga mniej formalności, jednak możemy się na niego zdecydować tylko w niektórych przypadkach. 

Czym jest klauzula apostille?

Apostille jest poświadczeniem dokumentu wydanego w jednym kraju, które pozwala na legalne posługiwanie się nim w innym państwie. W Polsce apostille wydaje przede wszystkim Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ), a w niektórych przypadkach także Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA), Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu (MKDNiS) oraz Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEN). Apostille w Polsce to zadrukowana naklejka, która zawiera odręczny podpis urzędnika, pieczęć urzędową i hologram.

Kiedy można wnioskować o apostille?

O apostille można wnioskować tylko wtedy, gdy kraj docelowy jest stroną Konwencji haskiej z 5 października 1961 r. (lista państw). Konwencja została stworzona, by zunifikować zasady międzynarodowego prawa prywatnego i znieść wymóg zwykłej legalizacji. Jeśli dany kraj jest stroną Konwencji, dokument można zalegalizować w MSZ, NAWA lub MKDNiS. Jeśli nie jest, konieczna będzie tzw. zwykła legalizacja, która dodatkowo wymaga wizyty w ambasadzie danego kraju. 

Przykład: 

Klauzula apostille obowiązuje w USA, gdyż kraj ten jest stroną Konwencji haskiej. Legalizacja będzie więc miała postać apostille. 

Egipt nie jest stroną Konwencji haskiej, dlatego po legalizacji w MSZ należy się dodatkowo udać do Ambasady Egiptu w Polsce.

Kiedy potrzebne jest apostille? Lista dokumentów

Apostille jest potrzebne w wielu sytuacjach. Należy jednak wiedzieć, że w niektórych przypadkach przed złożeniem wniosku w MSZ należy poświadczyć dokument w innej instytucji. Szczegóły znajdziesz poniżej.

• Akty stanu cywilnego – MSZ nadaje apostille na oryginałach dokumentów wydanych przez Urząd Stanu Cywilnego, np. apostille aktu małżeństwa, apostille aktu urodzenia.
• Tłumaczenia przysięgłe – MSZ nadaje apostille na oryginałach tłumaczeń uwierzytelnionych wykonanych przez tłumacza przysięgłego.
• Dokumenty notarialne – przed złożeniem wniosku o apostille, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy.
• Dokumenty sądowe – aby otrzymać apostille, dokument sądowy musi być wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego.
• Dokumenty handlowe – aby otrzymać apostille w MSZ, dokument handlowy musi zostać wcześniej poświadczony przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą. 
• Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe – apostille dyplomu nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, a nie MSZ.
• Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne – apostille nadaje Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu.
• Dokumenty wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne – w przypadku wnioskowania o apostille świadectwa szkolnego, świadectwa dojrzałości, dyplomu czy zaświadczenia, należy skontaktować się z Ministerstwem Edukacji i Nauki, które jest jednym z organów nadających apostille.
• Zaświadczenie o niekaralności – apostille uzyskuje się w MSZ, a zaświadczenie można otrzymać w punktach informacyjnych KRS znajdujących się w sądach rejonowych i okręgowych.
• Dokumenty dot. kwalifikacji medycznych – w większości przypadków apostille nadaje się po wcześniejszym poświadczeniu dokumentu przez Ministerstwo Zdrowia.
• Odpisy z KRS – aby otrzymać apostille KRS, odpis powinien być opatrzony pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz poświadczony podpisem pracownika KRS. 
• Odpisy z CEIDG – apostille można otrzymać, jeśli odpis został opatrzony pieczęcią Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii oraz poświadczony podpisem pracownika tego ministerstwa. 
• Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze – aby otrzymać apostille dokumentów, dyplom lub świadectwo musi zostać wcześniej poświadczone przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
• Dokumenty doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe – przed złożeniem wniosku o apostille w MSZ dokument powinien być poświadczony przez Prezesa Polskiej Akademii Nauk (dokumenty wydawane przez PAN i międzynarodowe instytuty naukowe) lub ministerstwo nadzorujące instytut (dokumenty wydawane przez instytuty badawcze).
• Inne dokumenty urzędowe – dokument musi zawierać pieczęć urzędu, podpis upoważnionego pracownika oraz jego pieczątkę imienną.

Pamiętaj, że nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu lub wydruku z platformy epuap. Opłata za wydanie apostille to 60 zł za każdy poświadczany dokument. Sprawę można załatwić w MSZ osobiście, przez osobę trzecią lub korespondencyjnie. Nasza firma specjalizuje się w pośrednictwie uzyskiwania apostille.

Kiedy apostille dokumentów NIE JEST potrzebne?

Na niektórych dokumentach organy państw członkowskich Unii Europejskiej nie mogą wymagać apostille. Dotyczy to dokumentów, które odnoszą się do:

• imienia i nazwiska,
• urodzenia,
• zgonu,
• pozostawania przy życiu,
• małżeństwa (w tym stanu cywilnego i zdolności do zawarcia małżeństwa),
• rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa,
• pochodzenia dziecka,
• przysposobienia,
• obywatelstwa,
• miejsca zamieszkania lub pobytu,
• braku wpisu w KRS.

Należy pamiętać, że dotyczy to jedynie krajów należących do Unii Europejskiej, które są stronami Konwencji haskiej.