Uwierzytelnianie dokumentów a legalizacja i apostille

Zespół Legalizacje Dokumentów jest do dyspozycji zarówno klientów indywidualnych, jak i biznesowych! 

Czym jest uwierzytelnianie dokumentów?

Warto mieć świadomość tego, że terminy: uwierzytelnianie dokumentów, poświadczenie notarialne, legalizacja dokumentów i apostille nie są ze sobą zbieżne, choć można wyróżnić wiele wspólnych ich cech. Jeśli chodzi zatem o uwierzytelnianie dokumentów, jest to proces potwierdzania, że kopia dokumentu jest zgodna z oryginałem. Tym samym jest to podstawowa forma weryfikacji autentyczności dokumentu, stosowana głównie do celów szkolnictwa. 

Uszczegóławiając, uwierzytelnienie polega na poświadczeniu autentyczności podpisu, a także funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci, którą jest opatrzony tenże dokument. Kiedy można skorzystać z takiej procedury? Odnosi się ona m.in. do dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych oraz ich duplikatów i odpisów, a także zaświadczeń o uzyskaniu stopnia naukowego, jeśli nadawany jest przez instytuty badawcze nadzorowane przez MRiRW. 

Uwierzytelnienie to również potwierdzenie autentyczności innych dokumentów szkolnych, a więc ich oryginałów, np. dyplomu wydanego przez NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej) czy świadectwa licealnego w Kuratorium Oświaty. 

Czym jest notarialne poświadczenie dokumentu?

Notarialne poświadczenie dokumentu jest wymagane w wielu sytuacjach życiowych i zawodowych. Najczęściej proces ten jest niezbędny podczas postępowań administracyjnych, sądowych lub w kontaktach z instytucjami publicznymi. Do typowych sytuacji należą: 

  • składanie dokumentów w urzędach, 
  • zawieranie umów międzynarodowych, 
  • prowadzenie działalności gospodarczej, 
  • uregulowanie spraw spadkowych i majątkowych, 
  • podpisywanie umów cywilnoprawnych między stronami. 

Notarialne poświadczenie dokumentu szczególnie istotne jest w przypadku, gdy oryginał musi pozostać w posiadaniu właściciela, a instytucja wymaga potwierdzenia zgodności kopii z oryginałem. Istotne jest to m.in. przy regulowaniu kwestii prawnych: dla przykładu notarialne poświadczenie dokumentu wymagane jest przy zbywaniu nieruchomości pod rygorem nieważności. 

Definicja poświadczenia notarialnego: 

Notarialne poświadczenie dokumentu to przede wszystkim potwierdzenie autentyczności podpisu u notariusza – polega to na złożeniu podpisu trwałym środkiem pisarskim w obecności notariusza. Mowa również o sytuacji uznaniu złożonego wcześniej podpisu za własnoręczny. Art. 96 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz.U. z 2020 r. poz. 1192 z późn. zm.)

Kiedy mowa o legalizacji dokumentów (legalizacja konsularna)?

Należy podkreślić, że legalizacja dokumentów to bardziej zaawansowana forma uwierzytelnienia, stosowana w kontaktach międzynarodowych z państwami, przede wszystkim tymi, które nie są stronami Konwencji haskiej. Na czym polega zatem proces legalizacji dokumentów? 

Proces legalizacji dokumentów w ambasadzie polega na potwierdzeniu autentyczności dokumentu przez kolejne właściwe organy, zazwyczaj rozpoczynając od instytucji krajowej, poprzez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, aż po przedstawicielstwo dyplomatyczne kraju, w którym dokument ma być użyty. Legalizacja jest szczególnie istotna w przypadku dokumentów urzędowych, takich jak akty stanu cywilnego, dokumenty sądowe czy dyplomy.

Warto wiedzieć! Legalizacji konsularnej wymagają m.in. Chiny, Egipt, Arabia Saudyjska, Kazachstan czy choćby Kanada. W większości przypadków legalizacja dokumentów z państw należących do UE przebiega w ramach uproszczonej procedury apostille. 

Na czym polega apostille?

Apostille to specjalna klauzula uwierzytelniająca dokumenty w obrocie międzynarodowym, wprowadzona na mocy Konwencji haskiej z 1961 roku. Jest to zatem uproszczona forma legalizacji, stosowana między państwami-sygnatariuszami tejże konwencji. Na czym polega klauzula apostille, która wydawana jest również w wersji elektronicznej? 

  1. Klauzula apostille potwierdza autentyczność podpisu oraz charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument. 
  2. Klauzula apostille potwierdza tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. 
  3. W przeciwieństwie do tradycyjnej legalizacji, apostille wymaga tylko jednego poświadczenia, co znacznie upraszcza i przyspiesza proces uwierzytelnienia dokumentu.

Cenna wskazówka! Polska nie zadeklarowała akceptacji dokumentów w językach obcych. W związku z tym polskie organy przyjmują dokumenty z innych państw członkowskich UE wyłącznie w dwóch przypadkach: gdy są one opatrzone wielojęzycznym formularzem standardowym UE lub gdy zostały przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego w dowolnym państwie członkowskim UE.

Kto potwierdza zgodność dokumentów z oryginałem?

Potwierdzenia zgodności dokumentów z oryginałem mogą dokonywać różne podmioty, w zależności od rodzaju dokumentu i celu uwierzytelnienia. Do najważniejszych należą:

  • Notariusze – posiadają najszersze uprawnienia do uwierzytelniania dokumentów, a ich poświadczenia są uznawane w większości sytuacji prawnych.
  • Urzędnicy administracji publicznej – mogą uwierzytelniać dokumenty w zakresie swoich kompetencji i na potrzeby prowadzonych postępowań.
  • Radcowie prawni i adwokaci – uprawnieni do poświadczania dokumentów dla celów prowadzonych przez nich spraw.
  • Konsulowie – dokonują uwierzytelnień dokumentów w obrocie międzynarodowym.

Jaka jest różnica pomiędzy uwierzytelnieniem dokumentu a legalizacją?

Główna różnica między uwierzytelnieniem a legalizacją dotyczy zakresu i celu stosowania tych procedur:

  1. Uwierzytelnienie jest procesem stosowanym głównie w szkolnictwie i polegającym na poświadczeniu autentyczności podpisu. 
  2. Legalizacja natomiast jest procedurą bardziej złożoną, wykorzystywaną w obrocie międzynarodowym i obejmującą szereg poświadczeń przez różne organy państwowe. Dotyczy ona m.in. państw z dalekich zakątków świata: Azji, Afryki czy Ameryki Południowej. 

Należy dodać, że uwierzytelnienie – jak już wspomnieliśmy – koncentruje się na potwierdzeniu wierności kopii względem oryginału, podczas gdy legalizacja dodatkowo potwierdza autentyczność samego dokumentu źródłowego, jego pochodzenie oraz właściwość organów, które go wydały. Tym samym legalizacja konsularna wymaga zazwyczaj wieloetapowej procedury i zaangażowania różnych instytucji, co przekłada się na dłuższy czas realizacji i wyższe koszty w porównaniu do zwykłego uwierzytelnienia, nawet legalizacji w formie klauzuli apostille. 

Wyślij zapytanie:

Kliknij lub przeciągnij do tego obszaru plik przeznaczony do przesłania.