Jak udokumentować staż pracy za granicą?

Właściwa dokumentacja stażu pracy za granicą jest ważna zarówno dla uzyskania uprawnień pracowniczych w Polsce, jak i dla rozstrzygania kwestii związanych z emeryturą, urlopem czy dodatkami do wynagrodzenia. Dzięki aktualnym zmianom legislacyjnym, osoby pracujące za granicą mają jasno wytyczone sposoby dokumentowania zagranicznej kariery zawodowej, które pozwalają uniknąć nieporozumień oraz zwiększają bezpieczeństwo prawne zarówno pracowników, jak i pracodawców. Co jeszcze warto wiedzieć o dokumentacji stażu pracy zagranicznej, zwłaszcza w kontekście legalizacji dokumentów? 

Dlaczego dokumentacja zagranicznego stażu pracy jest ważna?

Dokumentowanie okresu zatrudnienia za granicą stało się szczególnie istotne w świetle nowelizacji przepisów oraz wzrostu mobilności pracowników na rynku europejskim i światowym. Warto wiedzieć zatem, że udokumentowanie stażu pracy to nie tylko podstawa do uznania konkretnych uprawnień (np. wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do nagrody jubileuszowej czy dodatku za wieloletnią pracę), lecz także gwarancja, że kwalifikacje i lata doświadczenia zdobyte poza Polską nie zostaną pominięte. 

Od 2025 roku wniosek o zaliczenie tego okresu należy złożyć we własnym zakresie, wykorzystując elektroniczny system Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Należy też podkreślić, że nowelizacja nie nakłada automatycznego obowiązku dokumentowania zagranicznego stażu na pracodawców w Polsce – obowiązek ten spoczywa na pracowniku, który chce wykazać daną aktywność zawodową. 

Jakie dokumenty potwierdzają staż pracy za granicą?

Niestety aktualne przepisy nie wyznaczają zamkniętego katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczną aktywność zawodową. Najczęściej uznawane dokumenty to:

• świadectwo pracy wystawione przez zagranicznego pracodawcę,
• umowa o pracę lub kontrakt dotyczący wykonywanej pracy,
• zaświadczenie wystawione przez pracodawcę z określeniem stanowiska oraz okresu zatrudnienia,
• paski wynagrodzeń (pay slips),
• dokument potwierdzający podleganie ubezpieczeniu społecznemu.

Niebywale ważna jest przy tym rzetelność dokumentacji, ponieważ dokumenty muszą jednoznacznie identyfikować pracodawcę, podać zakres dat zatrudnienia oraz być sporządzone przez osobę upoważnioną. Jeżeli okres pracy przebiegał na podstawie innych form niż umowa o pracę (np. działalność gospodarcza, kontrakty lub umowy cywilnoprawne), dokumenty również mogą być honorowane, pod warunkiem odpowiedniego przedłożenia. Należy zebrać np. rachunki lub właściwe dla danego kraju umowy zawarte z kontrahentami zagranicznymi.

Tłumaczenia i legalizacja zagranicznych zaświadczeń o zatrudnieniu

W świetle zmienionych regulacji od czerwca 2025 roku dokumenty potwierdzające zatrudnienie za granicą muszą zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i świadectw pracy czy innych dokumentów potwierdzających staż zawodowy. Tłumaczenie zapewnia przejrzystość i zgodność dokumentacji z polskim prawem oraz może zostać zażądane przez pracodawcę lub organ rozpatrujący wniosek o uznanie stażu pracy.

Proces legalizacji polega na poświadczeniu autentyczności zagranicznych dokumentów przez odpowiednie urzędy, jeśli pracodawca lub ZUS ma wątpliwości co do ich rzetelności. Pracownik powinien jednak zadbać o kompletność dokumentów. Jakiekolwiek braki mogą skutkować odrzuceniem wniosku o uznanie stażu pracy. 

Jeśli chodzi zaś o zatrudnianie cudzoziemców w Polsce, od czerwca 2025 roku wymagana jest pełna dokumentacja poświadczająca legalność pracy i pobytu, podlegająca kontroli.

Apostille dla dokumentów edukacyjnych – kiedy jest wymagane?

Jak uznać zagraniczny staż pracy w Polsce?

Podstawą uznania zagranicznego stażu pracy są przepisy ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, które przewidują zaliczenie udokumentowanych okresów zatrudnienia u zagranicznych pracodawców do okresów pracy w Polsce. Przy składaniu wniosku o uznanie stażu pracy konieczne jest przedłożenie:

• przetłumaczonych dokumentów potwierdzających zatrudnienie,
• dowodu podlegania ubezpieczeniu społecznemu (jeśli był odprowadzany za granicą),
• dodatkowych umów, kontraktów lub innych dokumentów w przypadku pracy w innych formach niż umowa o pracę.

Pracodawca w Polsce nie ma prawa odmówić przyjęcia wiarygodnego zagranicznego świadectwa pracy, za wyjątkiem uzasadnionych wątpliwości co do jego autentyczności. W razie wątpliwości pracownik zobowiązany jest do przedstawienia duplikatów, poświadczeń lub dodatkowych tłumaczeń. Nowelizacja wprowadza także zasadę możliwości rozliczenia okresów zatrudnienia – także sprzed wejścia w życie przepisów – jak już wspomnieliśmy, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania.

Wskazówki dla Polaków wracających do Ojczyzny

Jak udokumentować lata pracy w Anglii? 

Aby udokumentować lata pracy w Anglii, należy przede wszystkim zgromadzić świadectwo pracy wystawione przez pracodawcę, zawierające dane firmy, okres zatrudnienia, stanowisko oraz zakres obowiązków, z podpisem osoby upoważnionej. Ważne są również formularze P45 i P60 – P45 otrzymuje się po zakończeniu pracy, a P60 na koniec roku podatkowego. Dokumenty te potwierdzają wysokość wynagrodzenia, odprowadzane podatki oraz składki na ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo można wykorzystać payslipy (odcinki wypłat), referencje oraz potwierdzenie z systemu podatkowego Inland Revenue. W przypadku samozatrudnienia podstawą jest roczne zeznanie podatkowe oraz inne zaświadczenia podatkowe. Pomocna może okazać się nasza usługa: apostille Wielka Brytania.

Jak udokumentować pracę w Niemczech? 

W Niemczech podstawowym dokumentem jest świadectwo pracy (Arbeitszeugnis), które pracodawca wystawia na żądanie pracownika, zawierające dane osobowe, daty zatrudnienia, opis obowiązków i ocenę pracy. Potrzebne są też zaświadczenia o zatrudnieniu (Arbeitsbescheinigung), paski płacowe (Lohnabrechnung), zaświadczenie o wyrejestrowaniu z ubezpieczenia społecznego oraz zaświadczenie o podatku dochodowym (Lohnsteuerbescheinigung). Wszystkie te dokumenty można uzyskać od pracodawcy, w urzędach lub pobrać elektronicznie, zwłaszcza w przypadku rozliczeń podatkowych. Warto zgromadzić je przed powrotem do Polski, ponieważ są niezbędne do uznania stażu pracy i przy ubieganiu się o świadczenia. Pomocna może okazać się nasza usługa: apostille Niemcy. 

Najczęstsze błędy przy dokumentowaniu stażu z zagranicy

Dokumentowanie stażu pracy z zagranicy może rodzić typowe problemy:

• brak kompletnej dokumentacji: niedobór świadectw pracy, pasków płacowych czy zaświadczeń o ubezpieczeniu może uniemożliwić uznanie okresów zatrudnienia; 
• brak tłumaczenia przysięgłego: dokumenty sporządzone w języku obcym, nieprzetłumaczone przez tłumacza przysięgłego, nie spełniają wymogów formalnych od 2025 roku; 
• dokumenty niewiarygodne lub niejednoznaczne: brak dokładnych dat czy identyfikacji pracodawcy może budzić wątpliwości po stronie podmiotu rozpatrującego wniosek; ​
• niedopełnienie procedur legalizacji: niepoświadczone dokumenty, brak apostille lub legalizacji w przypadku niektórych krajów może skutkować negatywną decyzją;  
• zaniedbanie elektronicznego wniosku w ZUS: od 2025 roku wnioski składa się wyłącznie elektronicznie, przez profil informacyjny w systemie ZUS. 

Dokumentacja zagranicznego stażu pracy – finalna myśl 

Kompetentnie zgromadzona dokumentacja, przetłumaczona i zalegalizowana zgodnie z nowymi przepisami, stanowi podstawę do pełnego wykorzystania doświadczenia zawodowego zdobytego na świecie w procesie rozwoju kariery w Polsce. ​Właściwie przedłożone pisma istotne są zarówno dla obywateli RP, jak i cudzoziemców funkcjonujących na polskim rynku pracy. Jeśli chodzi o wsparcie w legalizacji dokumentów, udziela go nasza firma. Zapraszamy do korzystania z usług legalizacji konsularnej oraz legalizacji uproszczonej w ramach klauzuli apostille 3-4h. 

Wyślij zapytanie:

Imię i nazwisko *

Pierwszy

Ostatni

Email *

Wiadomość

Wyślij